Sanciones por no presentar el Modelo 840 (IAE): consecuencias reales y cómo evitarlas

El Modelo 840 es la declaración mediante la cual se comunica el alta, variación o baja en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE).

Aunque muchas empresas y autónomos están exentos de pagar cuota, eso no elimina necesariamente la obligación formal de comunicar determinadas situaciones.

No presentar el Modelo 840 puede generar sanciones. Y en algunos casos, el impacto económico puede ser mucho mayor de lo que se piensa.

A continuación analizamos, con detalle jurídico, las consecuencias.

1. ¿Qué es exactamente el Modelo 840?

El Modelo 840 se utiliza para:

• Alta en el IAE

• Modificación de datos (actividad, epígrafe, domicilio, cuota, etc.)

• Baja en la actividad

Regula la obligación censal en relación con el Impuesto sobre Actividades Económicas, conforme al Real Decreto Legislativo 1175/1990 y normativa de desarrollo.

2. ¿Quién está obligado a presentarlo?

Están obligados principalmente:

• Entidades cuya cifra de negocios sea superior a 1.000.000 €.

• Sujetos pasivos no exentos del IAE.

• Cuando se produzcan variaciones relevantes en la actividad.

• Cuando proceda comunicar baja.

Están exentos de pagar cuota (entre otros):

• Autónomos personas físicas.

• Sociedades durante los dos primeros años de actividad.

• Empresas con cifra de negocios inferior a 1.000.000 €.

Importante: estar exento de pagar no siempre significa que no existan obligaciones formales.

Supuestos donde puede no existir obligación aun superando 1.000.000 €

Entidades exentas por su naturaleza (art. 82 TRLRHL)

Están exentos del IAE, con independencia de su cifra de negocios:

• El Estado, Comunidades Autónomas y Entidades Locales.

• Entidades gestoras de la Seguridad Social.

• Organismos públicos de investigación.

• Cruz Roja Española.

• Determinadas entidades sin ánimo de lucro acogidas a la Ley 49/2002 (con requisitos).

En estos casos, pueden superar ampliamente el millón de euros y seguir exentos.

Entidades parcialmente exentas (Ley 49/2002)

Fundaciones y asociaciones declaradas de utilidad pública:

• Están exentas respecto a actividades que constituyan su objeto social.

• Si realizan actividades económicas no exentas, esas sí tributan.

Aquí puede superarse el millón, pero la exención depende del tipo de actividad.

Inicio de actividad: los dos primeros ejercicios

Las sociedades están exentas durante:

• Los dos primeros períodos impositivos en que desarrollen actividad.

Esto opera aunque facturen más de 1.000.000 € desde el primer año.

Es una exención automática por inicio de actividad.

Grupos mercantiles: cálculo de cifra de negocios

La cifra de negocios se calcula:

• A nivel de grupo, si existe grupo en el sentido del art. 42 del Código de Comercio.

Puede ocurrir que:

• Una sociedad individual supere el millón.

• Pero consolidando grupo no lo supere.

• O al revés.

El análisis no es siempre individual.

Actividades no sujetas al IAE

No todas las actividades están sujetas:

• Actividades agrícolas, ganaderas dependientes, forestales y pesqueras (con matices).

• Actividades profesionales ejercidas por personas físicas (aunque aquí normalmente ya operaría la exención general).

Si la actividad no está sujeta, no hay obligación de tributar aunque el volumen sea elevado.

3. ¿Qué ocurre si no se presenta el Modelo 840?

Las consecuencias dependen del tipo de incumplimiento.

Escenario 1: Incumplimiento formal (no presentar estando obligado)

Cuando no existe cuota a ingresar, pero sí obligación de presentar el modelo, estamos ante una infracción tributaria por incumplimiento de obligaciones formales.

Base legal

Artículo 198 de la Ley General Tributaria (LGT).

Sanción

• Multa fija de 200 €.

Reducciones aplicables

• 30% por conformidad.

• 40% adicional por pronto pago (tras reforma LGT).

En la práctica, la sanción puede reducirse hasta 84 € aproximadamente si se cumplen los requisitos.

Es una infracción leve, pero sancionable.

Escenario 2: No presentar y además existir cuota de IAE no ingresada

Aquí la situación cambia sustancialmente.

No solo hay incumplimiento formal, sino que se produce una falta de ingreso tributario.

Base legal

Artículo 191 LGT — infracción por dejar de ingresar la deuda tributaria.

Sanción

• Entre el 50% y el 150% de la cuota no ingresada.

La graduación dependerá de:

• Existencia de ocultación.

• Uso de medios fraudulentos.

• Perjuicio económico.

• Reincidencia.

Además, se exigirán:

• Cuota no ingresada.

• Intereses de demora.

• Recargos si procede.

En inspecciones, Hacienda puede regularizar varios ejercicios no prescritos (4 años), lo que multiplica el impacto económico.

Escenario 3: Presentación fuera de plazo sin requerimiento previo

Si el contribuyente regulariza voluntariamente antes de recibir notificación de Hacienda, se aplica el régimen de recargos por declaración extemporánea.

Base legal

Artículo 27 LGT.

Recargos

• 1% más 1% adicional por cada mes completo de retraso (hasta 12 meses).

• Transcurridos 12 meses: recargo del 15% más intereses de demora.

En estos casos no se impone sanción, siempre que no exista requerimiento previo.

4. Riesgos indirectos del incumplimiento

Más allá de la multa, existen riesgos adicionales:

1. Clasificación incorrecta de actividad

Un epígrafe mal elegido puede generar:

• Regularizaciones.

• Pérdida de bonificaciones.

• Problemas en inspecciones.

2. Efectos en otros tributos

La actividad declarada puede afectar:

• IVA.

• Impuesto sobre Sociedades.

• Retenciones.

• Tributación local.

3. Responsabilidad del administrador

En sociedades, una mala gestión reiterada puede derivar en responsabilidad tributaria.

5. ¿Prescribe la obligación?

Sí.

El derecho de la Administración para liquidar prescribe a los 4 años (art. 66 LGT).

Pero cada ejercicio no prescrito puede ser revisado, por lo que el impacto acumulado puede ser relevante.

6. Conclusión: el verdadero riesgo no son los 200 €

La sanción mínima por no presentar el Modelo 840 suele ser reducida.

El verdadero riesgo aparece cuando:

• Existe cuota no ingresada.

• Se acumulan varios ejercicios.

• Se detectan incoherencias censales.

• Se inicia procedimiento inspector.

En materia tributaria, los incumplimientos formales suelen ser el punto de partida de revisiones más profundas.

Recomendación profesional

Antes de iniciar actividad, modificarla o cesarla, conviene revisar:

• Epígrafe correcto del IAE.

• Situación de exención.

• Obligaciones formales asociadas.

• Impacto en otros impuestos.

Una correcta planificación fiscal evita sanciones y contingencias futuras.