¿Cuánto tiempo debes conservar tus facturas y documentos fiscales? La regla de los 4 años y sus matices

Conocer cuánto tiempo hay que guardar facturas y demás documentación fiscal es una obligación clave para cualquier empresa, autónomo o profesional. La normativa tributaria española establece plazos específicos que, si no se respetan, pueden exponerte a sanciones o pérdidas de deducciones fiscales.

¿Cuál es el plazo general de conservación?

La Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, fija que los contribuyentes deben conservar las facturas durante el plazo en el que Hacienda tiene facultad para comprobar, investigar y exigir obligaciones tributarias, que generalmente es de 4 años.

Este plazo de 4 años empieza a contar desde el final del periodo voluntario de presentación de la declaración correspondiente. Por ejemplo, si entregaste tu declaración de IVA para el ejercicio 2024 dentro del plazo establecido en 2025, deberás conservar las facturas vinculadas a ese ejercicio al menos hasta 2029.

¿Qué facturas y documentos debes guardar?

La obligación de conservación se aplica a documentos que sirven de soporte a tus obligaciones fiscales, incluyendo:

• Facturas emitidas y recibidas.

• Justificantes contables vinculados a las operaciones.

• Documentación relacionada con deducciones o inversiones sujetas a regularización.

Es importante destacar que la Agencia Tributaria puede requerir estos documentos durante el plazo de prescripción, por lo que deben estar disponibles y accesibles si se producen inspecciones o requerimientos formales.

Plazos especiales y ampliaciones

Aunque 4 años es el plazo general, existen situaciones en las que debes conservar documentación más tiempo:

• Regularización del IVA: si las facturas están vinculadas a bienes cuya deducción de IVA está sujeta a un período de regularización, el plazo puede extenderse más allá de los 4 años.

• Operaciones especiales: por ejemplo, transacciones relacionadas con oro de inversión tienen plazos específicos (por ejemplo, hasta 5 años).

• Normativa mercantil: según el Código de Comercio, los libros contables, correspondencia y documentación relativa al negocio (incluidas las facturas) deben conservarse durante 6 años desde el último asiento contable registrado.

¿Formato físico o digital?

La normativa permite guardar las facturas tanto en formato papel como en formato electrónico, siempre que se garantice:

• Autenticidad del origen.

• Integridad del contenido.

• Legibilidad durante todo el periodo de conservación.

Esto significa que puedes digitalizar facturas en papel o mantenerlas en sistemas de gestión documental siempre que el formato cumpla con estos requisitos y pueda ofrecer acceso rápido a la Administración cuando sea requerido.

Consecuencias de no conservar la documentación

No conservar correctamente las facturas o no presentarlas ante un requerimiento de la Agencia Tributaria puede derivar en:

• Sanciones económicas, incluidas multas por incumplimiento documental.

• Pérdida de deducciones fiscales, ya que no podrás demostrar los gastos o inversiones declarados.

• Problemas en caso de inspecciones o auditorías que afecten a tu actividad económica.

Recomendaciones prácticas

✔ Conserva al menos 4 años los documentos fiscales básicos.

✔ En caso de operaciones complejas o inversiones con períodos de amortización largos, considera guardar documentación más tiempo.

✔ Mantén una organización y archivo ordenados, ya sea en papel o digital, para responder eficientemente a cualquier solicitud de Hacienda.

✔ Si tienes dudas específicas, consulta con tu asesor fiscal o profesional de confianza para adaptar los plazos a tu caso particular.